Bokföring av hyresintäkter: konton och rutiner för hyresvärden

Du bokför hyresintäkter genom att registrera hyran som intäkt för den period den avser och en fordran på hyresgästen när hyresavin skickas. När hyran kommer in bokför du betalningen mot bankkontot och stänger fordran. Bostadshyra är momsfri, så där finns ingen utgående moms att bokföra.

Med dubbel bokföring påverkar varje händelse minst två konton. Det ger spårbarhet, men det gör också att ett enda fel i flödet syns som en differens senare. Här går vi igenom stegen i ordning och det som brukar gå fel.

Vilka konton används för hyresintäkter?

BAS-kontoplanen är Sveriges vanligaste standardkontoplan, och de flesta redovisningskonsulter utgår från den. Håll dig till den, så blir det enkelt att lämna över bokföringen till en konsult eller revisor. Kontonumren nedan är de vanliga i BAS, men kontrollera dem mot din egen kontoplan innan du bokför.

Dela gärna intäkterna på flera underkonton: bostäder, lokaler, garage och p-platser, samt separat debiterad el och vatten. Då kan du senare följa varje intäktsslag för sig, till exempel när du räknar driftnetto.

Steg för steg: från avi till inbetalning

1. Registrera hyresavtalet. Hyra, period och hyresgäst ska stämma med avtalet. Fel belopp här följer med i varje månad.
2. Skicka hyresavin. Bokför intäkt och fordran: debet kundfordran, kredit hyresintäkt.
3. Ta emot betalningen. Bokför debet bank, kredit kundfordran. Ett OCR-nummer på avin gör att betalningen kan kopplas till rätt hyresgäst.
4. Stäm av. Jämför kundreskontran med huvudboken. Summan av öppna avier ska vara lika med saldot på fordringskontot.
5. Hantera avvikelser. Dröjsmål, delbetalningar och felaktiga belopp ska bokas och följas upp, inte lämnas som differens.

Hyran betalas normalt i förskott. Hur det påverkar förfallodag och periodisering förklarar vi i När ska hyran betalas?. Poängen för bokföringen är att intäkten hör till den period hyran avser, även om avin skickas eller betalas tidigare eller senare.

Hur hanterar du moms på hyresintäkter?

Momsen beror på vad du hyr ut. Tabellen sammanfattar utgångspunkterna.

Upplåtelse av bostad är undantagen från moms enligt 10 kap. 35 § mervärdesskattelagen (2023:200), och det gäller även värme, vatten och el som ingår i hyran. Du tar alltså inte ut moms på bostadshyra. Debiterar du däremot el, vatten eller gas separat efter faktisk förbrukning (individuell mätning) är det momspliktigt med 25 %, även när bostadshyran är momsfri.

En vanlig miss är att behandla all debitering av el likadant. Kostnader som ingår i hyran är momsfria. Det som faktureras separat efter mätning ska ha moms. Läs mer i moms på hyra.

Frivillig beskattning av lokal

Lokalhyra är som utgångspunkt undantagen från moms. Du kan välja frivillig beskattning om hyresgästen stadigvarande använder lokalen i momspliktig verksamhet, eller om lokalen hyrs ut till stat, kommun eller region. Det krävs ingen ansökan. Den frivilliga beskattningen inträder när du anger moms i hyresfakturan (12 kap. mervärdesskattelagen). Ett beslut från Skatteverket behövs bara vid frivillig beskattning under uppförandeskede.

Hyran beskattas då med 25 % moms och du får dra av ingående moms på kostnader för lokalen. Frivillig beskattning är inte möjlig för stadigvarande bostad. Eftersom momsen börjar gälla när den står på fakturan måste bokföringen följa: bokför utgående moms från första fakturan och dra av ingående moms på lokalens kostnader. Mer om förutsättningarna finns i frivillig skattskyldighet för lokalhyra.

Exempel: en månad i en liten fastighet

Exempel med påhittade belopp. Du äger ett hus med tio bostäder och en lokal med frivillig beskattning. Månadshyran för bostäderna är 80 000 kr totalt. Lokalhyran är 20 000 kr exklusive moms, alltså 25 000 kr inklusive 25 % moms (5 000 kr). Lokalhyresgästen debiteras dessutom 2 000 kr för elförbrukning enligt mätare, vilket med moms blir 2 500 kr.

När avierna skickas bokför du:

• Debet kundfordringar 80 000 + 25 000 + 2 500 = 107 500 kr
• Kredit hyresintäkt bostad 80 000 kr
• Kredit hyresintäkt lokal 20 000 kr
• Kredit intäkt debiterad el 2 000 kr
• Kredit utgående moms 5 500 kr

Summerar du krediterna blir det 107 500 kr, vilket stämmer mot debet. När hyresgästerna betalar bokför du debet bank och kredit kundfordringar. Om en bostadshyresgäst betalar 7 500 kr i stället för 8 000 kr står 500 kr kvar som öppen fordran. Den ska synas i reskontran, inte försvinna i en avrundning.

Vad går oftast fel?

• Moms på fel intäkt. Moms på bostadshyra eller utebliven moms på separat debiterad el.
• Betalningar som inte matchas. Utan OCR-nummer eller med delbetalningar blir inbetalningen stående på ett mellankonto.
• Ingen avstämning. Kundreskontran och huvudboken glider isär utan att någon märker det.
• Intäkt bokförd vid betalning. Då hamnar hyran i fel period, särskilt vid årsskiftet.
• Vakanser syns inte. Tomma lägenheter ger ingen intäkt, men de bör följas separat. Se vakansgrad.
• Hyreshöjningar bokförs för tidigt. Höj intäkten först när höjningen gäller. Se hyreshöjning för bostad.

Kan systemet ta över rutinen?

Har du hyror, avtal, avier, betalningar och huvudbok i olika verktyg uppstår felen i överlämningarna. I Domera Hyresvärd finns avtal, hyresavier, betalningar, leverantörsfakturor och huvudbok i samma system. Bokföringen är dubbel bokföring mot BAS-kontoplanen, momsen räknas fram ur bokföringen och resultatet kan exporteras som SIE-fil till redovisningskonsulten. Hyresavier skickas med OCR-nummer, och inbetalningar stäms av mot ett kontoutdrag som du laddar upp som CSV- eller Excel-fil.

Oavsett system gäller att du själv ansvarar för att bokföringen är riktig. Frågor om hur ett enskilt fall ska behandlas, till exempel momsen på en särskild lokal, kan kräva rådgivning. Kontrollera aktuell lydelse hos Skatteverket.

Sammanfattning

• Bokför hyra som intäkt för den period den avser, med fordran på hyresgästen när avin skickas och bank vid betalning.
• Bostadshyra är momsfri, och det gäller även värme, vatten och el som ingår i hyran.
• El, vatten eller gas som debiteras separat efter förbrukning är momspliktigt med 25 %.
• Lokalhyra är momsfri som utgångspunkt, men frivillig beskattning inträder när du anger moms på fakturan.
• Stäm av reskontran mot huvudboken varje månad så upptäcker du fel tidigt.