Betalningshistorik för hyra: så håller du reda på inbetalningarna

En betalningshistorik för hyra är en lista per hyresgäst och månad som visar vad som skulle betalas, när det skulle vara betalt, vad som kom in och när. Det som oftast går fel är att inbetalningar saknar referens, så att de inte kan knytas till rätt avi och till slut ligger som olösta rader på kontoutdraget.

Här är stegen i den ordning de bör göras, med de vanligaste fallgroparna vid varje steg.

Vad ska en betalningshistorik innehålla?

Historiken ska svara på fyra frågor för varje hyresavi: hur mycket skulle betalas, vilken dag skulle det vara betalt, hur mycket betalades och vilken dag kom pengarna. Resten är detaljer som gör den lättare att använda.

En praktisk uppsättning kolumner ser ut så här:

Ta med anteckningskolumnen från start. Den är den enda del som kräver att någon tänker, och det är där historiken blir användbar när något ska följas upp.

Steg 1: Fastställ förfallodagen för varje avi

Utan en förfallodag går det inte att avgöra om en betalning är i tid. Om inget annat har avtalats ska hyran betalas senast sista vardagen före varje kalendermånads början (12 kap. 20 § jordabalken). För en bostadslägenhet får hyresgästen alltid betala hyran för varje månad utom den första senast sista vardagen före månadens början, även om en tidigare förfallodag har avtalats.

Hyran betalas alltså i förskott, månad för månad. En hyresvärd kan inte kräva kvartalsvis förskott av en bostadshyresgäst. Om du har äldre avtal med kvartalsavisering för bostäder är det värt att kontrollera hur de är skrivna. Läs mer i När ska hyran betalas.

Exempel: Hyran för mars ska betalas senast sista vardagen före 1 mars. Om 1 mars infaller på en måndag är det fredagen före. En hyresgäst som betalar på lördagen har betalat en dag för sent enligt förfallodagen, även om pengarna syns på kontot först på måndagen. Skriv förfallodagen som ett eget datum i historiken så att du inte räknar om den varje månad.

Steg 2: Ge varje avi en egen referens

Grunden för en tillförlitlig historik är att varje inbetalning går att knyta till en bestämd avi. Det löser du med OCR-nummer. Ett OCR-nummer är en betalningsreferens som låter mottagaren automatiskt matcha en inbetalning mot rätt faktura. Sista siffran är en kontrollsiffra som räknas ut enligt Luhn-algoritmen (modulus 10), vilket gör att många inmatningsfel upptäcks redan hos banken.

Det här brukar gå fel:

• Hyresgästen skriver in ett eget meddelande i stället för OCR-numret, och inbetalningen går inte att matcha.
• Samma OCR-nummer återanvänds för flera månader, så att det inte går att se vilken månad som betalats.
• OCR-numret hamnar fel vid kopiering, till exempel med ett mellanslag eller en bortglömd siffra.

Skriv OCR-numret tydligt på avin och håll det unikt per avi och hyresgäst. Hur en avi är uppbyggd beskrivs i Hyresavi: vad den ska innehålla.

Steg 3: Hämta kontoutdraget regelbundet

Historiken är bara så aktuell som ditt senaste kontoutdrag. Bestäm en fast rutin, till exempel varje vardagsmorgon under de dagar då hyran förfaller och därefter en gång i veckan. De flesta banker låter dig exportera utdraget som CSV- eller Excel-fil.

Kontrollera varje gång att utdraget täcker rätt period utan luckor. Det vanligaste misstaget är att exportera ett intervall som börjar där förra exporten slutade, men med ett datum som är en dag fel, så att ett par transaktioner saknas eller dubbleras. Spara filerna i en mapp med tydlig namngivning, till exempel kontonummer och datumintervall.

Steg 4: Matcha inbetalningarna mot avierna

Nu knyter du varje rad på kontoutdraget till en avi. Gå i den här ordningen:

1. Matcha på OCR-nummer. Det ger säkrast resultat.
2. Matcha de som återstår på belopp och avsändarens namn, och bedöm dem manuellt.
3. Lägg de rader du inte kan koppla i en separat lista med status "ej matchad".
4. Gå igenom den listan vid nästa avstämning och kontakta betalaren vid behov.

Låt matchning ge förslag som du kan följa upp, och godkänn eller rätta dem själv när något avviker. En matchning på belopp och namn är en bedömning, inte ett faktum.

Exempel: Hyresavin för Karlsson är på 8 450 kr. På kontoutdraget finns en inbetalning på 8 450 kr utan referens från "M Karlsson" och en annan på 4 225 kr med rätt OCR-nummer från samma konto. Den första kan sannolikt kopplas till avin efter en kontroll av namn och belopp. Den andra är en delbetalning, och 4 225 kr återstår. Du antecknar differensen i historiken i stället för att markera avin som betald.

Steg 5: Hantera avvikelser så att de syns

En historik som bara visar betalda avier är nästan värdelös. Värdet ligger i avvikelserna. Notera varje avvikelse med datum och typ:

• Sen betalning: pengarna kom efter förfallodagen.
• Delbetalning: inbetalt belopp är lägre än avisat.
• Överbetalning: inbetalt belopp är högre, ofta för att två avier betalats.
• Betalning utan referens: kan inte knytas till en avi utan manuell kontroll.
• Saknad betalning: inget kommer in alls.

Bestäm i förväg hur varje typ hanteras, och vem som gör vad. Då blir uppföljningen densamma för alla hyresgäster. Om flera månader i rad är obetalda kan frågan om hyresrättens förverkande bli aktuell, och reglerna kring det finns i Förverkande av hyresrätt. Ett enskilt fall kan prövas av hyresnämnden, och du bör kontrollera aktuell lydelse och få rådgivning innan du agerar.

Steg 6: Låt historiken landa i bokföringen

Betalningshistoriken och bokföringen ska säga samma sak. Varje matchad inbetalning är en bokföringshändelse, där en fordran på hyresgästen stängs mot ett belopp på bankkontot. Ligger historiken i ett kalkylblad och bokföringen i ett annat system uppstår skillnader som är tidsödande att reda ut vid bokslutet. Konton och rutiner går igenom i Bokföring av hyresintäkter.

I Domera ligger hyror, hyresavier, betalningar och huvudbok i samma system, och hyresavier skickas med OCR-nummer. Inbetalningar stäms av mot ett kontoutdrag som laddas upp som CSV- eller Excel-fil. Automatisk bankkoppling med enbart läsbehörighet är på väg, men i dag läses utdraget in som fil. Det är ett exempel på hur avstämningen kan göras utan att flytta siffror mellan system.

Vad brukar gå fel?

De flesta problem med en betalningshistorik beror på rutinen, inte på tekniken. Fem saker återkommer:

• Avstämningen görs för sällan, och avvikelser upptäcks först när flera månader har hunnit gå.
• Förfallodagen räknas fel, till exempel från den första i månaden i stället för från sista vardagen före.
• Delbetalningar bokförs som fullt betalda, och differensen försvinner.
• Ej matchade inbetalningar får ligga kvar utan ägare.
• Anteckningar förs i huvudet eller i mejl i stället för i historiken.

En kort veckorutin med samma steg varje gång slår en stor genomgång någon gång per kvartal.

Sammanfattning

• En betalningshistorik visar per hyresgäst och månad avisat belopp, förfallodag, inbetalt belopp och inbetalningsdatum.
• Förfallodagen är om inget annat avtalats sista vardagen före månadens början enligt 12 kap. 20 § jordabalken, och bostadshyra betalas månad för månad i förskott.
• Unika OCR-nummer per avi gör att inbetalningar kan matchas automatiskt, och kontrollsiffran enligt Luhn fångar många inmatningsfel.
• Matcha först på OCR, bedöm resten manuellt och notera varje avvikelse som sen betalning, delbetalning, överbetalning eller saknad betalning.
• Håll historiken och bokföringen synkade med en fast avstämningsrutin.