Hyresavi: vad den ska innehålla och hur du skickar den

En hyresavi för momsfri bostadshyra har inga lagstadgade innehållskrav, så du bestämmer själv upplägget. Den bör ändå ange vad hyresgästen ska betala, när, hur och med vilken referens, och du skickar den i god tid före förfallodagen.

Det som avgör om avin fungerar är inte layouten. Det är att uppgifterna stämmer, att referensen går att matcha automatiskt och att hyresgästen hinner agera. Här går vi igenom innehållet, stegen och de vanligaste felen.

Vad ska en hyresavi innehålla?

För bostadshyra utan moms är avin ingen faktura i mervärdesskattelagens mening. Därför finns inga formkrav att följa. För momspliktig lokalhyra gäller i stället mervärdesskattelagens fakturakrav, och där behöver du kontrollera aktuell lydelse hos Skatteverket.

En avi som hyresgäster förstår och kan betala utan att ringa dig innehåller i regel:

• hyresgästens namn och lägenhet eller objekt
• avisering för rätt period, till exempel en kalendermånad
• hyresbelopp, uppdelat på hyra och eventuella tillägg som el, p-plats eller förråd
• förfallodag
• bankgiro, plusgiro eller annat betalsätt
• OCR-nummer
• dina kontaktuppgifter för frågor

Ta gärna med en rad om vad som gäller vid sen betalning, men bara sådant som faktiskt står i hyresavtalet. Hänvisar avin till villkor som avtalet saknar blir det svårt att driva dem senare.

När ska hyran vara betald?

Om inget annat har avtalats ska hyran betalas senast sista vardagen före varje kalendermånads början (12 kap. 20 § jordabalken). Hyran betalas alltså i förskott, månad för månad. Hyran för mars ska med andra ord vara betald sista vardagen i februari.

För en bostadslägenhet får hyresgästen alltid betala hyran för varje månad utom den första senast sista vardagen före månadens början, även om ni har avtalat en tidigare förfallodag. Du kan heller inte kräva kvartalsvis förskott av en bostadshyresgäst. En avi med förfallodag den 25 i månaden före riskerar alltså att inte hålla, om hyresgästen väljer att betala senare.

Läs därför avtalets formulering innan du ställer in förfallodag i avisystemet. Sätter du dagen tidigare än lagen tillåter kan du inte räkna med att den gäller.

Så skickar du hyresavin steg för steg

1. Kontrollera hyresuppgifterna. Stäm av hyresbelopp, tillägg och avtalsperiod mot hyresavtalet. Hyreshöjningar ska ha trätt i kraft innan de hamnar på avin.
2. Välj period och förfallodag. Utgå från att hyran betalas i förskott och att förfallodagen är sista vardagen före månadens början, om ni inte har avtalat något som lagen tillåter.
3. Skapa ett unikt OCR-nummer per avi eller hyresgäst. Ett OCR-nummer är en betalningsreferens som låter mottagaren automatiskt matcha en inbetalning mot rätt faktura. Sista siffran är en kontrollsiffra som räknas ut enligt Luhn-algoritmen (modulus 10).
4. Välj utskickssätt. Det kan vara brev, e-post eller en digital brevlåda. Använd det sätt som hyresgästen har godkänt och som du kan visa i efterhand.
5. Skicka i god tid. Hyresgästen behöver några dagar på sig för att läsa avin och lägga betalningen. Sätt en fast rutin, till exempel utskick omkring tio dagar före förfallodagen.
6. Stäm av inbetalningarna. Jämför kontoutdraget med de skickade avierna. Markera betalda avier och notera vilka som saknas.
7. Följ upp obetalda avier. Skicka en skriftlig påminnelse snabbt, så att det inte blir en vana att betala sent.

I Domera Hyresvärd finns hyror, hyresavtal och hyresavier i samma system som bokföringen. Avierna skickas med OCR-nummer och inbetalningar stäms av mot ett kontoutdrag som du laddar upp som CSV- eller Excel-fil.

Vad brukar gå fel med hyresavin?

De flesta problem handlar om små saker som upprepas varje månad.

• Fel eller återanvänt OCR-nummer. Betalningen hamnar på fel hyresgäst eller blir omatchad. Kontrollera att referensen följer samma regler varje gång.
• För sent utskick. Skickar du avin två dagar före förfallodagen får du svårt att hävda att hyresgästen var försumlig.
• Fel förfallodag. En dag som ligger tidigare än vad lagen medger för bostad gäller inte gentemot hyresgästen.
• Avgifter som inte är avtalade. Påminnelseavgift får du ta ut bara om det har avtalats senast när skulden uppkom, i praktiken i hyresavtalet.
• Blandade belopp. När hyra, el och andra tillägg ligger i en klump blir det svårt för hyresgästen att se vad som är vad, och du får fler frågor.
• Gamla kontaktuppgifter. En avi som skickas till en adress eller e-post som inte längre används når aldrig fram.

Vad gäller när hyran inte betalas i tid?

Dröjsmålsränta på förfallen hyra löper från förfallodagen. Den är referensräntan plus 8 procentenheter, om inte annat har avtalats (3 och 6 §§ räntelagen). Riksbanken fastställer referensräntan för varje kalenderhalvår.

För avgifter gäller dessa tak enligt lagen om ersättning för inkassokostnader:

Påminnelseavgiften kräver att den är avtalad i förväg. Saknas den i hyresavtalet kan du inte lägga på den i efterhand.

Exempel. En hyresgäst har en hyra på 8 400 kr som ska vara betald sista vardagen före månadens början. Betalningen kommer tio dagar för sent. Anta, helt påhittat för exemplet, att referensräntan är 2 %. Dröjsmålsräntan blir då 10 % per år, alltså 840 kr på ett helt år på 8 400 kr, eller omkring 2,30 kr per dag. På tio dagar blir räntan cirka 23 kr. Står påminnelseavgiften i avtalet kan du lägga till högst 60 kr om du har skickat en skriftlig påminnelse. Räntesatsen i verkligheten beror på den aktuella referensräntan, så räkna alltid med dagens värde.

Är det oklart om en hyresgäst har betalat i rätt tid, eller tvistar hyresgästen om en avgift, kan ett enskilt fall prövas av hyresnämnden. Ta då hjälp av rådgivning innan du går vidare.

Hur får du avierna att hänga ihop med bokföringen?

En avi som skickas utan koppling till bokföringen skapar dubbelarbete. Någon måste registrera fordran, någon måste bokföra betalningen och någon måste hålla koll på vad som är obetalt. Ju fler led, desto fler fel.

Den enklaste ordningen är att avin, inbetalningen och verifikationen följer samma post. Då syns obetalda hyror direkt, och du kan se månadens kvarvarande fordringar utan att leta i kalkylblad. Är du styrelseledamot i en förening som aviserar avgifter eller lokalhyror hittar du mer på sidan för Domera BRF.

Sammanfattning

• En avi för momsfri bostadshyra har inga lagstadgade innehållskrav, men den bör ha belopp, period, förfallodag, betalsätt och OCR-nummer.
• Hyran betalas i förskott, senast sista vardagen före månadens början. För bostad kan du inte kräva tidigare betalning än så, utom för den första månaden.
• Skicka avin i god tid, använd en unik OCR-referens och stäm av inbetalningarna varje månad.
• Påminnelseavgift på högst 60 kr får du ta ut bara om den är avtalad i förväg.
• Dröjsmålsränta löper från förfallodagen och är referensräntan plus 8 procentenheter, om inget annat har avtalats.