Föreningsstämma i bostadsrättsförening: så förbereder styrelsen den

Ordinarie föreningsstämma ska hållas inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår. Kallelsen ska skickas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman, om inte stadgarna tillåter senare kallelse, dock senast två veckor före.

Det är de två frister som styr hela arbetet. Räkna bakåt från dem, så får du en tidplan som håller. Nedan går vi igenom stegen i ordning och pekar på det som brukar gå fel.

Vilka frister gäller för stämman?

Stämmans tidsram kommer från 6 kap. 9 § lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar, som gäller för bostadsrättsföreningar enligt 9 kap. 14 § bostadsrättslagen. Har föreningen kalenderår som räkenskapsår ska alltså stämman hållas senast den 30 juni.

För kallelsen gäller 6 kap. 17 §:

Läs stadgarna först. Där står hur kallelsen ska ske, till exempel med brev, e-post eller anslag, och om senare kallelse är tillåten. Hur ni får kalla till stämman avgörs av stadgarna och lagen tillsammans.

Vilka steg går styrelsen igenom, i ordning?

En arbetsordning som fungerar för de flesta föreningar:

1. Bokslut och bokföring stängs för räkenskapsåret.
2. Styrelsen upprättar årsredovisningen.
3. Revisorn granskar och lämnar revisionsberättelse.
4. Styrelsen fastställer datum och plats för stämman.
5. Dagordning och förslag till beslut skrivs.
6. Kallelsen skickas inom tillåten tid.
7. Handlingar görs tillgängliga för medlemmarna.
8. Stämman hålls och protokollet skrivs och justeras.

Boka stämmolokal och revisor tidigt. Det är ofta revisorns tid som avgör hur sent ni kan hålla stämman, inte styrelsens egen planering.

Vad ska årsredovisningen innehålla?

En bostadsrättsförening ska upprätta en årsredovisning enligt årsredovisningslagen. Den består av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys och noter. Revisorn granskar den.

Sedan räkenskapsåret 2023 ska förvaltningsberättelsen också innehålla nyckeltal. Hit hör årsavgift, skuldsättning och sparande per kvadratmeter samt räntekänslighet. Redovisar föreningen förlust ska förvaltningsberättelsen upplysa om vad förlusten betyder för föreningens framtida åtaganden (6 kap. 3 a § årsredovisningslagen).

Från räkenskapsår som börjar efter den 31 december 2025 ska alla bostadsrättsföreningar tillämpa K3. Har föreningen tillämpat K2 hittills bör ni prata med redovisningskonsulten i god tid, eftersom övergången påverkar hur siffrorna tas fram.

Hur skriver man kallelse och dagordning?

Kallelsen ska ange tid och plats samt de ärenden som ska behandlas. Stadgarna avgör vad mer den ska innehålla och hur den delas ut. Kontrollera aktuell lydelse i lagen och i stadgarna innan ni skickar.

Typiska punkter på en dagordning är:

• val av stämmoordförande och protokollförare
• fastställande av röstlängd
• godkännande av dagordningen
• framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse
• fastställande av resultat- och balansräkning
• beslut om resultatdisposition
• ansvarsfrihet för styrelsen
• val av styrelse, revisor och valberedning
• inkomna motioner och styrelsens förslag

Skriv varje förslag så tydligt att medlemmen förstår vad ett ja innebär. Otydliga förslag leder till långa diskussioner och ibland till beslut som måste tas om.

Vad brukar gå fel?

De vanligaste felen är enkla att undvika:

• Kallelsen skickas för sent eller för tidigt. Räkna dagarna och ta höjd för postgång om ni kallar med brev.
• Stämman hålls efter sexmånadersgränsen för att revisorn inte hann klart.
• Handlingarna är ofullständiga, till exempel saknas nyckeltalen i förvaltningsberättelsen.
• Motioner hanteras slarvigt. Styrelsen bör ha ett yttrande klart till varje motion.
• Protokollet blir otydligt. Skriv ner beslutens exakta lydelse.

Ett beslut som har tillkommit i strid med lagen eller stadgarna kan angripas. Om ni är osäkra i ett enskilt fall är det klokt att ta juridisk rådgivning innan stämman, inte efteråt.

Bokföringen är grunden för allt detta. Ett system där hyror, leverantörsfakturor och huvudbok ligger samlat gör bokslutet lättare att få fram. I Domera BRF finns dubbel bokföring mot BAS-kontoplanen, och resultatet kan exporteras som SIE-fil till redovisningskonsulten. Hur avier och betalningar hanteras i en förening som också hyr ut lokaler kan du läsa om i artikeln hyresavi: vad den ska innehålla. Mer om hur vi stöder styrelser finns på sidan Domera för bostadsrättsföreningar.

Exempel: tidplan för en förening med kalenderår

Exempel: En fiktiv förening har räkenskapsår som följer kalenderåret. Stämman ska hållas senast den 30 juni. Styrelsen siktar på tisdagen den 10 juni.

• Fyra veckor före är den 13 maj, så kallelsen skickas senast då.
• Sex veckor före är den 29 april, så kallelsen skickas inte tidigare.
• Revisionsberättelsen behöver vara klar några dagar före utskicket, alltså i början av maj.
• Bokslutet bör därför vara stängt i mars eller april.

Tidplanen är påhittad och visar bara hur man räknar bakåt. Era egna datum beror på stadgarna och på när revisorn kan granska.

Sammanfattning

• Ordinarie stämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut.
• Kallelsen skickas tidigast sex och senast fyra veckor före stämman, eller senare om stadgarna tillåter, dock senast två veckor före.
• Årsredovisningen ska ha nyckeltal i förvaltningsberättelsen och granskas av revisorn.
• Räkna bakåt från stämmodatumet och boka revisor och lokal tidigt.
• Skriv tydliga förslag och ett exakt protokoll, så undviker ni att beslut angrips.